Hoe overtuigt u uw klant van het automatisch boeken van digitale facturen: scan, herken en verwerk?
Tijdens mijn gesprekken met accountantskantoren is vaak al snel duidelijk dat zij zelf wel de voordelen van het automatisch boeken van digitale facturen zien. Het probleem is echter dat zij denken dat veel van hun MKB klanten er niet op zitten te wachten.
Dit blijft mij verbazen aangezien de voordelen evident zijn en de rompslomp voor de ondernemer wordt verminderd. Waar zit dan de ‘echte’ drempel voor de meeste ondernemers? En hoe zorgt u er als accountantskantoor voor dat klanten deze nieuwe manier van werken wel gaan accepteren en zelfs gaan waarderen?
Bij het doorvragen waarom veel ondernemers niet op automatisch boeken zitten te wachten, blijkt het struikelblok vaak heel basaal te zijn. Het verhaal of de toelichting naar de ondernemer speelt namelijk in het acceptatieproces van het automatisch boeken een cruciale rol. Hier hebben veel accountantskantoren in de praktijk moeite mee. De motivatie die zij gebruiken om over te stappen naar automatisch boeken, klopt niet of wordt onvoldoende overtuigend gebracht.
Een oplossing is om voor iedere ondernemer aan het begin van het traject extra tijd in te plannen en een korte persoonlijke demo te geven over de voordelen. Tijdens deze uitleg kan de ondernemer de app downloaden en de eerste facturen kunnen ter oefening samen ingevoerd worden.
Door de ondernemer al in het begin bij de hand te nemen, staat niets meer een vliegende start in de weg.
Daarnaast raad ik ook aan om één collega (met een vervangende collega) als vast aanspreekpunt te benoemen. Ik ken kantoren die bijvoorbeeld een assistent-accountant met veel IT affiniteit eigenaar van dit project hebben gemaakt en waarbij dit heel goed heeft uitgepakt. Denk dus vooral aan iemand binnen de organisatie die dit goed en met veel enthousiasme over de bühne weet te brengen.
Een ander veelvoorkomend probleem is dat ondernemers denken dat de accountantskosten wel omlaag kunnen door deze digitalisering. Mijn tip is om dan te benadrukken dat de vrijgekomen tijd door de hogere efficiency ten goede komt aan de periodieke kwaliteitscontrole, rapportages en adviezen aan de klant. Oftewel, de klant krijgt meer kwaliteit, tijdigheid en diepgang voor dezelfde prijs.
De toegevoegde waarde voor de ondernemer zit echt in het gemak en de tijdsbesparing. Daarnaast levert het de ondernemer ook betere adviezen op, omdat de accountant continue beschikt over real-time informatie. Het kan niet anders dan dat het voor ondernemers zo heel aantrekkelijk wordt om mee te gaan in het gewenste gedrag.
4CAA begeleidt kantoren multidisciplinair bij implementatie- en veranderingstrajecten. Wilt u meer weten over de overstap naar digitaal factureren of heeft u een andere vraag? Neem dan contact op met Stephan Burg via 06-22232908 of s.burg@4caa.nl.
‘Automatisch boeken’ betekent dat de inkoopfacturen automatisch door de administratieve software worden herkend. Het gaat dan om digitale facturen in PDF of UBL formaat of gescande facturen. Vaak worden toepassingen zoals Basecone, Dizzydata of Blue10 gebruikt die bijvoorbeeld verwerkt worden in Exact Online of Twinfield. Het proces wordt aanzienlijk vereenvoudigd als de leveranciers van uw klant digitale facturen in UBL formaat mailen naar een digitale brievenbus van uw administratieve software. Zo wordt de inkoopfactuur automatisch herkend en verwerkt in de juiste crediteur.
