7 vragen van Tanja Schreurs aan Stephan Burg
Tanja: “Stephan, ik heb je wel eens horen zeggen dat een app voor een accountantskantoor belangrijk is. Ik wil je hierover een aantal vragen stellen, die ik denk dat veel kantoren ook hebben.”
1. Waarom vind jij dat een accountantskantoor een app moeten hebben?
Een app maakt het contact tussen de klant en de accountant laagdrempeliger. Daarnaast ontzorgt een app de ondernemer. Hij of zij kan immers facturen uploaden en bonnen en documenten voor verwerking in de administratie of advies archiveren. Ook het accorderen van aangiftes en jaarrekening kan via een app geregeld worden van de portaal leverancier.
2. Adviseer jij kantoren om te kiezen voor een app van een softwareleverancier (zoals bijvoorbeeld AFAS, Exact of Snelstart) of kunnen zij beter kiezen voor een unieke app van een onafhankelijke partij?
In een ideale situatie beperk je het tot één app per kantoor. Vooralsnog zijn daar nog maar twee leveranciers toe in staat.
In de praktijk zijn er dus vaak meerdere apps nodig om de ondernemer alles te kunnen laten doen (inzien, wijzigen, ondertekenen, accorderen). Een specifieke portaal leverancier die Single Sign On (SSO) kan bieden door het aankoppelen van bronapplicaties (lonen, financieel, rapportage en fiscaal) zou ideaal zijn. De ondernemer kan dan via één app accorderen, maar bijvoorbeeld ook relevant nieuws ontvangen van het kantoor.
3. Wanneer komt de app als instrument ter sprake? Is dat als een kantoor al stappen naar digitalisering heeft gezet? Of kan een app juist als aanjager voor deze stappen werken?
Ik vind een app vooral interessant als het kantoor al verder is met digitaliseren. De app is dan als het ware ‘de slagroom op de taart’. Per deeloplossing, voor bijvoorbeeld de administratie, lonen, kan er wel alvast worden gewerkt met een app zoals bijvoorbeeld loket.nl of exact online.
4. Wat is het belangrijkste bezwaar wat kantoren hebben, als je het hebt over de implementatie van een app?
Kantoren denken vaak dat dit nog onvoldoende wordt geaccepteerd door de klant. Met name voor de traditionele ondernemer is dit volgens hen nog een stap te ver. Ik vind dit onzin omdat je deze mensen enkel in het begin meer moet ondersteunen bij de ingebruikname. Zie ook het blog 'Succesvol digitaliseren hoe doet u dat?'
5. Hoe help jij kantoren om deze bezwaren opzij te zetten en in actie te komen?
Naast dat ik accountants uitleg wat de voordelen voor de klant zijn qua efficiency, geef ik aan met welke bewoordingen ze klanten kunnen overtuigen van het gewenste digitale gedrag. Het belang is immers evident voor de MKB-ondernemer.
Goede communicatie en relatiebeheerders laten uitleggen hoe een en ander functioneert is dus doorslaggevend. Ook het benoemen van een interne projectleider of superuser werkt goed. Daarnaast adviseer ik het kantoor om de app pas volledig uit te rollen, zodra een pilot periode succesvol is afgerond.
6. Even los van de selectie van een geschikte app: wat moeten de meeste kantoren in de praktijk doen in hun ICT- en documentenlandschap om nog beter de voordelen van een app te gaan profiteren? Welk stappenplan adviseer jij in het algemeen?
Stap een is toch wel de mindset op orde brengen bij alle medewerkers. De mensen zullen zich niet alleen bewust moeten worden van de impact van digitaliseren binnen hun organisatie, maar ook op die van de klanten.
Daarna alle werkstromen binnen je eigen organisatie digitaliseren. Probeer zoveel mogelijk key-users bij dit project te betrekken om draagvlak te creëren.
Vervolgens via een realistisch tijdpad de implementatie voltooien zodat iedereen gemotiveerd blijft.
Leg niet alleen heldere praktijkinstructies van de nieuwe werkwijze voor de medewerkers vast, maar ook voor de klant. Zo gaat iedereen eerder aan de slag met de nieuwe werkwijze.
7. In de markt worden digitale 'high-end' (maatwerk)oplossingen, soms ook gepresenteerd als oplossingen voor de gemiddelde Nederlandse MKB-klant (klein tot onderkant middelgroot), terwijl praktisch gesproken die oplossingen qua kosten en implementatie juist helemaal niet passen. De gemiddelde MKB-klant is minder gedigitaliseerd en minder datadriven en heeft ook minder budget. Toch kan deze presentatie voor kleinere MKB-bedrijven belemmerend werken op het zetten van stappen in hun digitalisering. Eenvoudig gezegd: de top qua digitalisering lijkt zo voor veel kleinere kantoren onbereikbaar, waar moeten zij, volgens jou, naar streven?
Dankzij het SAAS model in de Cloud kunnen ook kleinere ondernemers profiteren van geavanceerde oplossingen omdat er wordt betaald naar gelang het aantal gebruikers en modules die in gebruik zijn. Het is een groot misverstand dat kleine organisaties geen toegang hebben tot mooie oplossingen.
Heeft u nog vragen over het in gebruik nemen van een accountants app? Neem gerust persoonlijk contact met Stephan Burg op via s.burg@4caa.nl
